a) Pandemi döneminde, sosyal/fiziki mesafe kuralını ihlal etmemek amacıyla olabildiği kadar sanal/dijital platformlar üzerinden karar süreçleri yönetilmiştir. İlk vaka tespitinden beri, Zoom uygulaması üzerinden tam katılımlı iki kez senato toplantısı yapılmıştır. Aynı yöntemle ve farklı platformlar üzerinden sıklıkla dekanlar, müdürler, bölüm başkanları, yönetim kurulları, disiplin kurulları, bölüm kurulları ölçeğinde de sanal toplantılar yapılarak yönetim, rehberlik, koordinasyon ve karar süreçleri işletilmiştir. 

b) Yönetimde idari bağlamda bir otorite boşluğu oluşmaması için rektör ve yardımcıları, dekan ve yardımcıları, müdür ve yardımcıları, genel sekreter ve yardımcıları, daire başkanı ve şube müdürlerinin dönüşümlü ve tam zamanlı mesaide bulunmaları şeklinde bir çalışma programı hazırlanmış ve uygulanmıştır. Aynı çalışma düzeni, hizmeti aksatmayacak şekilde memurlar ve destek hizmetleri personeli (hizmetli ve güvenlik elemanları) için de uygulanmıştır. Böylece hem mobilite ve sosyal mesafe azaltılmış hem de eğitim ve öğretim hizmetinin verilmesi sağlanmıştır. 

c) Pandemi döneminde ve pandemiye özel olarak YÖK tarafından yapılan düzenlemeler yakından takip edilmiş, ilgili birimlerimizle paylaşılmış ve gereği titizlikle yerine getirilmiştir.  YÖK ve UAK tarafından farklı tarihlerde düzenlenen sanal toplantılara Rektör Prof. Dr. İbrahim ÖZCOŞAR ile Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Vahap ÖZPOLAT katılmış, toplantılarda alınan kararların uygulanması süreci titizlikle takip edilmektedir. 

d) Pandemi döneminde hızlı bilgi akışını sağlamak amacıyla YÖK tarafından kurulan ve YÖK Üyesi Prof. Dr. Zeliha Koçak ile YÖK Özel Kalem Müdürlüğünün yönetiminde bulunan sosyal medya grubu, Üniversitemiz adına Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Vahap ÖZPOLAT tarafından takip edilerek söz konusu grupta paylaşılan bilgi, yazı ve kararların ivedilikle ilgili mercilere ulaştırılması sağlanmıştır. 

e) İl Pandemi Kurulunun aldığı ve uygulanmak ve/veya bilgi edinmek amacıyla Valilik tarafından Üniversitemize gönderilen bütün kararlar, gereği yapılmak üzere ivedilikle bütün personele duyurulmuş ve uygulamalar yakından takip edilmiştir. 
 

1) Türkiye’de Vaka Tespitinden Önce Yapılan Çalışmalar 

Covid-19 pandemisinin er ya da geç ülkemizde de görüleceği gerçeği dikkate alınarak, henüz ülkede vaka görülmeden önce, kurumumuz sürece hazırlanmıştır. Bu amaçla:
a) Maske, eldiven, ateş ölçer, dezenfektan setleri temin edilmiş ve bütün birimlerimize dağıtılmıştır. Bütün şubelerde, öğretim elemanları tarafından Covid-19’dan korunma hakkında öğrencileri bilgilendirici çalışmalar yapılmıştır. Birimlerin ilan panoları ve internet sitelerine Covid-19 ile ilgili bilgilendirici ve uyarıcı içerikler yayımlanmıştır. 

b) Kamuya açık şekilde geniş katılımlı konferanslar düzenlenmiştir. Sağlıkçı öğretim elemanlarının, konu hakkında halkı bilinçlendirici radyo programlarına katılımları sağlanmıştır. Sağlık Bakanlığının belirlediği kurallara uygun olarak, broşür ve afiş bastırılarak Üniversitemizin tüm birimlerine dağıtılmıştır. 

c) Uzaktan öğretime geçilebileceği ihtimaline binaen MAUSEM’in kapasitesi 1000 kullanıcıdan 13000 kullanıcıya çıkarılmıştır. Belediyeler ve Valilik ile işbirliği yapılarak kampüslerdeki bütün kapalı alanlar dezenfekte edilmiştir. 

d) Covid-19 ile ilgili olarak Üniversitemizde alınan tedbirler sayesinde şimdi kadar çalışanlarımızda ve öğretim elemanlarımızda herhangi bir vakaya rastlanmamıştır. Öğrencilerimizden ise şimdiye kadar sadece iki kişinin testinin pozitif çıktığı tespit edilmiştir. Uzaktan öğretim başladıktan sonra Diyarbakır’a ve Batman’a ailelerinin yanına giden ve orada virüse yakalanan söz konusu öğrencilerimizin durumu yakından takip edilmektedir. 

2) Vaka Tespitinden Sonra Yapılan Koruyucu Çalışmalar

a) Pandeminin ülkemizde görülmeye başlamasının ardından, ilk iş olarak, Üniversitemizde, farklı alanlardan uzmanlardan ve farklı düzeylerdeki idari personelden oluşan KOV-KOM adı altında Covid-19 ile mücadele komisyonu kurulmuştur. Bunun yanında, hızlı bilgi akışını ve karar alma sürecini sağlamak için bütün akademik ve idari birimlerde birer Covid-19 irtibat elemanı tanımlanmıştır. 

b) Kantin, çay ocağı, yemekhane, kütüphane, okuma salonu, kapalı spor tesisi gibi yerler kapatılmıştır.

c) Korona virüsten korunmayı içeren ve ilgili kamu kurumlarca hazırlanan video, slayt, afiş, broşür gibi materyaller bütün dijital ortamlarımızda yayımlanmış ve yüksekokul panosunda ilan edilmiş ve edilmektedir.

d) Sosyal mesafeyi azaltmak ve hızlı bilgi paylaşımını sağlamak için bütün akademik ve idari birimler ile bütün akademisyenlerin bulunduğu ayrı ayrı sosyal medya grupları oluşturulmuştur. 

e) Destek hizmetlerini veren personele rehberlik yapılarak, bütün binalarda, hijyen, temizlik, havalandırma ve güvenlik standardı yükseltilmiş dezenfektan kullanmadan binalara girilmesine izin verilmemiştir. Bütün idari ve akademik birimlere yeteri kadar dezenfektan setleri ve maske dağıtılmıştır. 

f) Öğrencilerde ve çalışanlarda panik havası oluşmaması için bütün birimlerde rehberlik   süreçlerine hız ve derinlik kazandırılmıştır. Bu bağlamda bütün öğrencilerin eposta adresine Covid-19’dan korunma ile ilgili içerikler gönderilmiş, derslerde öğretim elemanları tarafından rehberlik yapılması sağlanmıştır. 

g) Uzaktan öğretim uygulamasına hazırlık yapmak amacıyla, Öğrenci Bilgi Sisteminin (OBS) veri tabanı MAUZEM ile paylaşıma açılmıştır. Öğrenme Yönetim Sisteminin (ALMS) kullanımıyla ilgili öğretici videolar hazırlanarak ve paylaşılarak öğrenciler ve öğretim elemanlarının sisteme ilişkin bilgileri güncellendi. 

h) Başta engelli, hamile ve kronik hastalığı bulunanlar ile 60 yaş üstü çalışanlar olmak üzere, beyanın doğruluğu ilkesi esas alınarak ve kurumsal işleyiş ve hizmetlerin aksamasına meydan verilmeksizin, bütün çalışanlar için esnek çalışma modeli uygulanmıştır. Bu konuda birim amirleri yetkili kılınarak birim ölçekli çalışma planları oluşturulmuştur. 

i) Sosyal mesafeyi önlemek için mali konular hariç bütün işlerde ıslak imza uygulaması geçici olarak beklemeye alınmıştır. Senato, yönetim kurulu ve diğer her türlü yönetim, planlama ve koordinasyon toplantıları Zoom, Skype, Webex gibi dijital platformlar üzerinden yapılmıştır. 

j) Yükseköğretim Kurulu tarafından alınan kararlar uyarınca görev yapan akademik ve idari çalışanlarımızın önceden planlanmış olanlar da dâhil olmak üzere tüm yurt dışı çıkışları ikinci bir duyuruya kadar iptal edilmiştir.