MARDİN ARTUKLU ÜNİVERSİTESİ

BİLİŞİM SİSTEMLERİ VE TEKNOLOJİLERİ KOORDİNASYON OFİSİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Genel Hükümler

Amaç

Madde 1 – Bu Yönergenin amacı, Mardin Artuklu Üniversitesi Bilişim Sistemleri ve Teknolojileri Koordinasyon Ofisi’nin kuruluş, çalışma usul ve esaslarını belirlemektir.

Kapsam

Madde 2 – Bu Yönerge hükümleri Mardin Artuklu Üniversitesi bilişim kaynaklarını doğrudan kullanım hakkına sahip, Üniversitesi'nin idari yapısı içinde yer alan birimlerde akademik ve idari görevlerde bulunan kadrolu/geçici personeli, Üniversite’de öğrenim hayatını sürdürmekte olan tüm öğrencileri ve kendilerine herhangi bir nedenle geçici ve/veya kısıtlı olarak bilişim kaynaklarımızı kullanma yetkisi verilen paydaş ve ziyaretçileri kapsar.

Hukuki dayanak

Madde 3 –Bu Yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 4., 5., 12., 44., 48. Maddelerine dayalı olarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4 – (1) Bu Yönergede geçen,

1. Yönerge: Bu Yönergeyi,
2. Kurum: Mardin Artuklu Üniversitesini,
3. Üst Yönetici: Mardin Artuklu Üniversitesi Rektörünü,
4. Üst Yönetici Yardımcısı: Mardin Artuklu Üniversitesi Rektör Yardımcısını,
5. BİDB: Mardin Artuklu Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı
6. Mardin Artuklu Üniversitesi Bilişim Kaynakları: Mülkiyet hakları Mardin Artuklu Üniversitesi’ne ait olan Mardin Artuklu Üniversitesi tarafından lisanslanan/kiralanan, Mardin Artuklu Üniversitesi kampüsleri dâhilinde bulunan ya da Mardin Artuklu Üniversitesi BİDB tarafından kurup yönettiği her türlü bilgisayar/bilgisayar ağı ve bu ağa bağlanan elektronik cihaz ile diğer donanım, yazılım ve servisleri.
7. Yeni Nesil Üniversite: Etkin eğitim, araştırma ve yerel kalkınma liderliğinde öncü rol oynayan, kendi gerçekliğine uygun stratejik hedef koyabilen ve bunları objektif olarak ölçebilen, hedeflerine uygun özgün yaklaşım ve uygulamalar geliştirebilen, açık, şeffaf online veri ve bilgi sistemleri geliştiren, eğitim-öğretim faaliyetlerinin 21. yüzyıl becerileriyle ilişkisini güçlendirebilen, yenilikçi mali kaynaklar oluşturabilen, uluslararasılaşmış, iletişim ve ilişki ağlarının yönetiminde başarılı, öğrencileri üniversite yönetimine katabilen, kampüs ve dışına eğitim ve araştırma hizmetlerinin yayılımını sağlayan, yeni nesil kütüphanelerden oluşan ve yerel kalkınmaya liderlik edebilen üniversiteleri,
8. Bilişim Sistemleri ve Teknolojileri Koordinasyon Ofisi: Kurum bünyesinde oluşturulan ve Yeni Nesil Üniversite Programına Geçişe ilişkin kayıt ve idari işlemleri yürüten birimi,
1. Bilişim Sistemleri ve Teknolojileri Koordinasyon Ofisi Koordinatörü: Bilişim Sistemleri ve Teknolojileri Koordinasyon Ofisinin faaliyetlerinin kurum adına yürütülmesinden sorumlu ve üst yönetici tarafından görevlendirilen personeli,
10. MAÜNET (İntranet): Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırma Kurumu'nun (TÜBİTAK) bir enstitüsü olan ULAKBİM tarafından, TÜBİTAK yönetmeliklerine uygun olarak işletilen "ULAKNET" ile Üniversite tarafından lisanslanan/kiralanan ya da kullanım hakkına sahip olunan her türlü bilgisayar ağı ve internet ortamı üzerinden servis veren, kullanıcıların haberleşme gereksinimlerinin kablolu veya kablosuz ağlar üzerinden karşılandığı tüm servis ve altyapının, üniversite yerleşkeleri içinde yer alan kısmını,
11. Özel Kullanıcılar: Üniversite'nin kurumsal iş birliği içinde olduğu, Rektörlüğün görüşü ve izni doğrultusunda Üniversite bilişim kaynaklarını kısıtlı ve/veya geçici olarak kullanım hakkına sahip özel ve tüzel kişileri,
50. Temel Kullanım: Üniversite bilişim kaynaklarının, Üniversitenin eğitim, öğretim, araştırma, geliştirme, toplumsal hizmet ve idari/yönetimsel faaliyetleri ile doğrudan ilişkili olan kullanımını,
1000. Üniversite Bilişim Kaynakları: Mülkiyet hakları Üniversiteye ait olan Başkanlık tarafından lisanslanan/kiralanan ya da kullanım hakkına sahip olunan her türlü bilgisayar/bilgisayar ağı ve bunlara bağlı donanım, yazılım, servislerin tümü ile kablolu/kablosuz ağ ve bunlara bağlı donanım, yazılım ve servislerin tümünü,
14. Üniversite Kullanıcıları: Üniversite bilişim kaynaklarını doğrudan kullanım hakkına sahip, Üniversitesi'nin idari yapısı içinde yer alan birimlerde akademik ve idari görevlerde bulunan kadrolu/geçici personel ile Üniversite’de öğrenim hayatını sürdürmekte olan tüm öğrencileri ve kendilerine herhangi bir nedenle geçici ve/veya kısıtlı olarak bilişim kaynaklarımızı kullanma yetkisi verilen paydaş ve ziyaretçilerini, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş Bağlılık ve Teşkilat Yapısı

Kuruluş

Madde 4 –Bilişim Sistemleri ve Teknolojileri Koordinasyon Ofisi, Mardin Artuklu Üniversitesi Senatosu’nun 07.11.2019 tarih ve 05 nolu kararı ile kurulmuştur.

Bağlılık

Madde 5-  Bilişim Sistemleri ve Teknolojileri Koordinasyon Ofisi, üst yönetici veya yardımcısına doğrudan bağlı olarak faaliyetlerini yürütür.

Teşkilat yapısı

Madde 6– Bilişim Sistemleri ve Teknolojileri Koordinasyon Ofisi personelleri akademik ve idari personelden oluşur.

Koordinatör Görevlendirme

Madde 7- Bilişim Sistemleri ve Teknolojileri Koordinasyon Ofisi faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemlerin yürütülmesini sağlamak ve kurulan ofisi yönetmek üzere teknik, idari ve mali konularda yeterli bilgiye sahip akademik veya idari bir personel, üst yönetici tarafından koordinatör olarak görevlendirilir. 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Ofisinin Amaçları

Madde 8- Bilişim Sistemleri ve Teknolojileri Koordinasyon Ofisi’nin amacı, Üniversite’nin mensupları ve birimleri arasında etkili iletişimi sağlamak, Üniversite’nin bilişim hedeflerini belirlemek, hedefe yönelik stratejiler geliştirmek ve bu stratejilere uygun eylem programlarının uygulama sürecini doğrudan yönetmek, Üniversitenin ihtiyaç duyduğu bilginin üretilmesi, saklanması, korunması ve paylaşımı sürecinde bilgisayar ağı, internet alt yapısı ve tüm bilişim kaynaklarını, ilgili yasalara, TÜBİTAK ve ULAKBİM’in ilgili politikalarına uygun olarak, üniversitemizin tüm idari ve akademik birimlerin etkin ve verimli kullanabilmelerini ve yeni nesil üniversite platformuna geçişi sağlamak, Üniversite’nin bilişim teknolojilerini ve sistemlerini ulusal ve uluslararası seviyelere çıkarmak ve Üniversitenin kurumsal gelişmişlik seviyesini yükseltmek için bilişim sistemleri ve teknolojileri konularında yöneylem, stratejilerini ve politikalarını belirlemektir.

Ofisin Faaliyet Alanları ve Görevleri

Madde 9- Koordinatörlük, 8’inci maddesinde belirtilen amaçları gerçekleştirmek üzere aşağıdaki faaliyetlerde bulunur;

1. Üniversitenin bilişim sistemleri ve teknolojilerini,  yeni nesil üniversiteye geçiş faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler yürütmek,
2. Üniversite birimlerinin eğitim, araştırma ve yönetim faaliyetlerinde bilgisayar kullanımını sağlayarak, bu birimlerin etkinliklerini ve verimliliklerini arttırır.
3. Üniversitede bilimsel, teknik, kültürel ve sanatsal araştırma ve uygulamaları teşvik etmek, desteklemek, düzenlemek ve bunlardan resmi ve özel kuruluşlar ile kişilerin yararlanmasını için teşvik etmek.
4. Bilgisayar destekli üniversite eğitimine geçiş hazırlıklarında bulunmak maksadıyla araştırmalar yapmak bu tür araştırmaları teşvik etmek ve desteklemek. Uzaktan Eğitim Merkezi ve Sürekli Eğitim Merkezi gibi birimlerle ortak çalışma yürütmek, üniversitenin yeni nesil üniversite yapısına geçiş için ilgili birimleri denetlemek.
5. Çağdaş gelişimlerle ilgili bilgi akışını sağlayıcı ulusal ve uluslararası organizasyonlarına katmak. Bu konudaki görevleri yerine getirmek. Araştırma ve uygulama için yerli ve yabancı kuruluşlar ile iş birliği yapmak,
6. Araştırma ve uygulamaları teşvik ve yapılan araştırmaları duyurmak amacı ile seminer, kurs ve konferanslar düzenlemek, gerektiğinde bu çalışmalarla ilgili sertifikalar vermek,
7. Bilgisayar kullanımı ve programcılığı ile ilgili kurslar düzenlemek, kurs düzenlemek isteyen resmi ve özel kuruluşlara danışmanlık yapmak, kurs programlarının oluşturulmasına katkıda bulunmak.
8. Bilgisayar donanımı montaj, bakım ve onarımı yapmak, prototip donanım ve yazılım modellerini geliştirmek,
1. BIDB’nın parasal, zaman ve fiziki (mekân, donanım, sunucu vb. kullanımı) kaynakların optimum düzeyde etkili ve verimli kullanılmasına yönelik politikalar belirlemek,
10. BİDB’nın sistem salonunda ve alt sistem salonlarında bulunan cihazların ve salonun teknolojik gelişmelere uygun olarak yenilenmesi ve yedeklenmesi faaliyetlerinde birlikte çalışmak,
11. Üniversitemizin idari ve akademik birimlerinin ihtiyacı olan bilgisayar yazılımlarını üretmek, tedarik etmek ve güncellemelerinde koordinasyon ve iş birliğini sağlamak,
50. Bilişim güvenliği ile ilgili kullanıcı politikası ve bilgi güvenliği politikası poliçelerini BİDB ile ortak koordine etmek,
1000. "Kişisel Bilişim Güvenliği, Korunma Yöntemleri, TCK'nın Bilişim Güvenliği Yasaları ve Sorumluluklarımız, Kötü Amaçlı Yazılımlar ve Korunma Yöntemleri" içerikli bilinçlendirme etkinliklerini BİDB ile birlikte düzenlemek,
14. Kampüs genelinde kötü amaçlı yazılımların (virüs, trojen, solucan, turuva atı vb. ) bulaşmış olduğu bilgisayarların tespit ve analizlerini yapmak,
15. Üniversitemiz tüm birimlerine WEB hizmetlerini BİDB ve Kalite Koordinatörlüğü ile beraber hazırlamak,
16. BİDB’lığının Üniversitede kullanılan bilişim sistemlerinin tespitine ve geliştirilmesine katkı sunmak,
17. BİDB’lığı ile mevcut hizmetlerin, kullanıcıların değişen ihtiyaçlarına ve teknolojik gelişmelere göre iyileştirilmesine destek vermek,
18. Hizmetlerimizden yararlanan kullanıcıların servislerimizden yararlanma oranını üst düzeye çıkarmak.
19. BİDB’nda ki personellerin mesleki yeterliliklerinin artırılmasına yönelik seminer ve eğitimlerine katkı ve katılım sağlamak,
20. Teknik gelişmeleri takip ederek yeniliklerin üniversitede uygulanmasını sağlamak amaçları ile yönetim ve bilişim bilimlerinin fonksiyonlarını kullanarak üniversitemizde birimlerin etkin ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak ve bilişim sistemleri açısından BİDB’nın altında yeni birimlerin kurulmasında rol oynamak.
21. Üniversitemizin bilişim sistemlerinin ve teknolojilerinin daha etkin yönetilmesinde, mevcutta ki personellerin ya da hizmet alımı kapsamında alınacak bilişim personellerin seçiminde doğru yerde istihdam edilip optimum düzeyde kamu yararı açısından istihdam edilmesine ilgili idari birimlerle ortak karar vermek.
5. Üniversitemiz bünyesinde alım ihalesi gerçekleşecek her türlü bilişim sistemleri ve teknolojileri taleplerinin gerekçelerini, kurum kaynaklarının etkin kullanılması açısından gözden geçirmek, görüş ve değerlendirmelerini Rektörlük makamına sunmak,
23. Resmi ve özel kuruluşların talebi halinde bordro, faturalama işlerini yapmak, muhasebe ve stok-kontrol kayıtlarını tutmak, optik okuma değerlendirme ve sınavlarını yönetmek,
10. Akademik ve diğer alanlarda kullanılan uzman sistemler konusunda inceleme ve çalışmalar yapmak,
25. Ofisin kuruluş amacına, Yükseköğretim Kanununun amaç ve ilkelerine uygun diğer çalışmaları yapmak,
26. Yönetmelik ile esas ve usullerde kurum tarafından yerine getirilmesi gereken diğer iş ve işlemleri gerçekleştirmek, görevlerini yürütür.

Koordinatörün Görev ve Yetkileri

Madde 10-  Koordinatör,  üst yönetici veya yardımcılarına doğrudan bağlı olarak görev yapar.

1. Bilişim Sistemleri ve Teknolojileri Koordinasyon Ofisi’nin faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemlerin yürütülmesini sağlamak ve Bilişim Sistemleri ve Teknolojileri Koordinasyon Ofisini sevk ve idare etmek,
2. Her türlü bilişim duyuruları ve politikaların bütün öğrenci, öğretim elemanları ve idari personele duyurulmasını sağlamak,
3. Birime ilişkin bilgi, belge ve dokümanları Bilişim Sistemleri ve Teknolojileri Koordinasyon Ofisinde saklamak,
4. Bu yönerge doğrultusunda,  koordinatör tarafından yerine getirilmesi öngörülen diğer iş ve işlemleri gerçekleştirmek,
5. Bilişim Sistemleri ve Teknolojileri Koordinasyon Ofisinin faaliyetleri hakkında üst yöneticiye veya yardımcısına düzenli olarak bilgilendirmek,
6. Ofise tahsis edilen kaynakların etkili, ekonomik ve verimli şekilde kullanılmasını sağlamak,
7. Ofise teslim edilen araç, gereç ve malzemeyi özenli biçimde kullandırmak,

Ofisi idari Personelin Görevleri

Madde 11-  İdari personeller, görev ve çalışmaları yönünden koordinatöre karşı sorumlu olarak aşağıdaki görevleri yürütürler:

1. İdari iş ve işlemleri yürütmek.
2. Yazılı ve sözlü olarak kendisine intikal eden işlerin ilgili birimlere veya kişilere dağıtımını yapmak ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
3. Görevlerini yerine getirirken kendisine ve diğer ofis görevlilerine teslim edilen araç, gereç ve malzemeyi özenli biçimde kullanmak ve kullandırmak.
4. Bilişim Sistemleri ve Teknolojileri Koordinasyon Ofisinin telefon, faks ve fotokopi işlerini yapmak.
5. Dokuzuncu madde kapsamında koordinatör tarafından verilen görevleri yerine getirmek.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

Ofis Çalışanları Arasında İşbirliği

Madde 12 - (1) Bilişim Sistemleri ve Teknolojileri Koordinasyon Ofisi dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Koordinatör tarafından sağlanır.

(2) Bu Yönergede adı geçen görevlilerin herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları mevcut mevzuat hükümlerine göre ilgilisine teslim eder. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlemler

Madde 13- (1) Ofise gelen evrakın önce kaydı yapılır ve koordinatör tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

(2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış ofis evrakları yine zimmetle ilgili birim veya birimlere teslim edilir.

Arşivleme ve Dosyalama

Madde 14- (1) Ofiste, gerek EBYS üzerinden gerekse de EBYS dışında yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır. İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

(2) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından koordinatör ve idari personel birlikte sorumludur.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yetki

Madde 15- Bu Yönergenin uygulanması sırasında doğacak tereddütleri gidermeye ve gerekli değişiklikleri yapmaya Rektör veya yetkilendirdiği yardımcısı yetkilidir.

Yönergenin yürürlük tarihinden önce yapılmış olan işlemler

Geçici Madde 1- Bu Yönergenin yürürlük tarihine kadar Kurumca belirlenen esaslara göre sonuçlandırılmış olan işlemler, bu Yönergeye göre yapılmış sayılır.

Yürürlük

Madde 16 - Bu Yönerge Mardin Artuklu Üniversitesi Senatosu tarafından kabul edildiği tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 17 – Bu Yönerge hükümleri Mardin Artuklu Üniversitesi Rektörü tarafından yürütülür.