Projesi kabul olup sözleşmesi imzalanan yürütücü, (Hesap Açma Dilekçesi)ile birlikte Proje Bilgi Formuve proje sözleşmesinin bir örneğini BAP Koordinasyon Birimine ıslak imzalı olarak teslim eder. Strateji Daire Başkanlığı tarafından bankada proje özel hesabı açıldıktan sonra Bap Koordinasyon Birimi Personeli TÜBİTAK projelerinde yapılan bütün harcamaları TTS (Transfer Takip Sistemi)’ne raporlar.
2) Gerçekleştirme Görevlisi ile Veri Giriş Görevlisinin Belirlenmesi ve HYS kaydı
Projede yapılan harcamaların ödemeye gönderilebilmesi için HYS (Harcama Yönetim Sistemi) üzerinden Ödeme Emri Belgesi hazırlanması gerekir. Proje yürütücüsü, HYS’ye giriş yapabilmek için Harcama Yetkilisi olarak görev yapar ve bu kapsamda Gerçekleştirme Görevlisi ve Veri Giriş Görevlisini belirleyip HYS FormunuBAP Koordinasyon Birimine iletir. Gerçekleştirme Görevlisi, projede araştırmacı olarak görev yapan ya da Artuklu Üniversitesi personeli olan herhangi bir kişi olabilir (Bursiyerler hariç).
Not: Veri Giriş Görevlisi atama işlemi, proje yürütücüsünün inisiyatifindedir. İsterse bu role kimseyi atamayabilir. Veri Giriş Görevlisi sadece sistem üzerinde kayıt oluşturabilir, onay veremez. Projede araştırmacı olarak çalışan biri veya Artuklu Üniversitesi personeli herhangi biri veri giriş görevlisi olabilir. (Bursiyer dahil) Yürütücüler bu role kendilerini de atayabilirler. Bu rolle birlikte Harcama Yetkilisi olarak sistemde kayıt oluşturma yetkisi bulunmayan sadece onay yetkisi bulunan yürütücüler kayıt oluşturabilme yetkisi de kazanmış olurlar. Islak imzalı HYS Formu teslim edildikten sonra ilgili rollere atanan kişilere HYS ‘ne girebilmeleri için aktivasyon maili gönderilmektedir. İlgili kişilerin, şifre belirleyerek sisteme giriş yaptıktan sonra BAP Koordinasyon Birimi personeline mail atıp bilgi vermeleri gerekmektedir.
3) SGK İşlemleri (Bursiyeri bulunan projeler için)
Projesinde bursiyer çalıştıran yürütücüler için, eğer bursiyer herhangi bir işte çalışmıyorsa SGK işe girişinin yapılması zorunludur. SGK kaydı bulunmayan bursiyerler, TÜBİTAK sisteminde tanımlı olsalar bile burs ödemesi alamazlar. Bursiyerin hak kaybı yaşamaması için, TÜBİTAK tarafından sisteme tanımlanmadan birkaç gün önce SGK İşe Giriş belgelerinin BAP Koordinasyon Birimine iletilmesi gerekmektedir.
4) Proje Harcamaları
Proje süresince yalnızca proje sözleşmesinde belirtilen harcamalar yapılabilir. Proje kapsamında yapılan harcamalara ait tüm belge ve evrakların içeriğinden Harcama Yetkilisi sorumludur.
